7 tip til professionel e-mail-etikette på arbejdspladsen

Kunsten med e-mailen er gået tabt. Vi har omfavnet autokorrektur, udråbstegn, emoji og dårlige skrivefærdigheder, og vi har opgivet vores korrekte stave- og grundskolegrammatiske regler.

Selvom vi ikke nødvendigvis behøver at kanalisere ånden i William Shakespeare, når vi skyder over en e-mail til vores kolleger eller ledere, er det stadig vigtigt at anvende en god etikette i din Gmail eller Yahoo! mailbeskeder.

Husk: der er den doble e-mail-skrivning og den formelle e-mail-sammensætning. Hvilken ønsker du at bruge, når du er på kontoret?

Lad os sige det på denne måde: Hvis du ønsker at blive taget mere alvorligt og betragtes som mere professionel, så anbefaler vi stærkt det sidstnævnte. Lad os sige det på en anden måde: Blir du ikke irriteret, når Bill fra Marketing sender dig beskeder, der ligner mere spam fra 1990'erne?

Så hvad er nøjagtigt professionel e-mailetikette i 2018 og videre?

Vi har en samling tip til at skrive en forretnings-e-mail, der ikke synes, at en teenager skrev den på Snapchat, men snarere af en kompetent voksen.

1. Brug professionelt sprog

Selvfølgelig, i omverdenen forkorter du dine ord, skriver upassende sprog, som du aldrig ville bruge på arbejdspladsen, og bruger det engelske sprog med hensynsløs forladelse - vi er ligeglad med, hvor mange gange du gør det, stop med at skrive 'kunne af ', ' gr8 'og' LOL 'i alle dine virksomheds e-mails - dette er de typiske e-mail-synder.

Sådan komponeres en generisk e-mail til en professionel indstilling:

  • åbn din e-mail med en hilsen
  • komme med kødet på din e-mail med det samme
  • del godt med en venlig afmelding, ligesom 'tak', 'oprigtigt' eller 'bedste ønsker'.

Når du vil tilføje et andet lag af professionalisme, skal du kun holde dig til kontorrelaterede e-mails.

2. Kommuniker den rigtige tone

Hvis der er en ting, der er vanskelig, når du sender en e-mail, giver det en tone.

Da modtageren ikke fysisk og verbalt kommunikerer med dig, kan det være vanskeligt for den enkelte at forstå, hvad du virkelig siger. Fra humoristisk til seriøs kan e-mails formindske tonerne i alle dine e-mails.

Hvor mange gange har en ufarlig joke fået dig i problemer?

Den største vanskelighed er at overvinde denne hindring og forsøge at kommunikere den rigtige tone. Der er en håndfuld anbefalinger for at opnå dette:

  • hold dig til personlige pronomen, når du sender en e-mail digitalt
  • komponere dine e-mails i den aktive stemme i stedet for den passive
  • vælg dine ord omhyggeligt - forkert adjektiv eller substantiv kan forårsage skade
  • kender de rigtige hilsener og afslutninger, men vær ikke for sød.

Ofte læser vi for meget ind i en meddelelse i vores indbakke. Er de ubundne? Var beskeden sarkastisk? Var afsenderen passiv aggressiv?

Dette er rimelige spørgsmål, der oversvømmer vores sind, når vi læser det nyeste punkt i vores indbakke, men det er på tide at smide disse væk og bare indse, at afsenderen kun sender en e-mail, ikke en Dear John eller Dear Amy.

3. Formater din e-mail

Faktisk kan din e-mail-format muligvis ikke synes som en sådan vigtig ting, men det er bare et tilføjet lag i din søgen efter at perfektere din formelle kommunikation. Når du skriver en e-mail, skal du opretholde et konsistent og professionelt tema, en skabelon, som du regelmæssigt vil bruge.

Hvordan ser standardformatet ud? Det er generelt Times New Roman, størrelse 11 eller 12, og et mellemrum efter hvert afsnit.

Her er et eksempel:

Kære hr. Vandelay,

Håber alt er godt.

Jeg modtog din besked, og jeg vil gerne takke dig for at komme i kontakt med mig. Jeg tog dit råd, og jeg indsatte to grafik i rapporten for at understrege vores latexprodukter. Du kan se de billeder, jeg valgte i den vedhæftede fil.

Lad os håbe, at det vil imponere vores japanske kunder.

Med venlig hilsen

[Indsæt underskrift her]

Et simpelt format, der ikke er dekorativt, er altid bedre end et, der er overdådigt og over toppen. Du behøver ikke uberørte computerfærdigheder for at formatere en e-mail korrekt.

4. Undgå skandaløse brugernavne

Uanset om du åbner en ny e-mail-konto på kontoret, eller du bruger din personlige e-mail til arbejdsrelaterede formål, er det dit job at gøre denne ene ting: undgå det uhyrlige brugernavn ( eller ) . Dette vil sende den forkerte besked til dine kolleger, vejleder og chef om din overordnede opførsel.

Kort sagt: brug i stedet .

5. Korrekturlæs enhver meddelelse

Vi er ikke alle ufejlbarlige, ved du? Vi laver fejl, hvorfor de lægger viskelæder på bagsiden af ​​blyanter og knappen 'Slet' på vores tastaturer. Det sker.

Nøglen er at lære af fejlene. Hvis dit livslange mål at gå videre er at rette fejl og lære af dem, kan du begynde med dine e-mails.

Det vigtigste mål for dig er at korrekturlæse enhver meddelelse, du sender. Det betyder ikke noget, om e-mailen er to afsnit eller et brev til den øverste leder i virksomheden. Der er to måder at gøre dette ved at: installere en grammatisk tilføjelse i din browser - det mest populære værktøj er Grammatik - og dobbeltkontrol din e-mail, inden du trykker på 'Send' knappen.

Hvis du aldrig var en til setningsstruktur eller den nuværende tid, bør du bestemt overveje at installere Grammarly. Du ved aldrig, om du lærer ting, du har glemt eller ikke vidste. Hvem vidste, at der var en enorm forskel mellem 'Hvis jeg var' sammenlignet med 'Hvis jeg var'?

6. Brug din underskrift klogt

Din e-mail-signatur er et fantastisk værktøj til din rådighed, fordi den kan formidle en masse vigtige oplysninger uden at have tilføjet den til konteksten af ​​dine meddelelser. En ordentlig underskrift kan gentage dit navn, titel, sociale medieoplysninger eller endda en vittig sætning, der er relevant for din branche. Det kan få dig til at skille dig ud fra mængden og tillade modtagere at huske dig.

Så hvordan fremstiller du en underskrift, der får dig til at skille dig ud?

  • begræns din underskrift til maksimalt fire linjer
  • tilføj ikoner på sociale medier for at bringe din signatur ind i det 21. århundrede
  • holde farverne enkle og ensartede; spring pink og standard skrifttype med sort
  • indsæt en opfordring til handling i den sidste linje (husk at huske kontorfesten)
  • afstå fra at spilde værdifulde ejendomme ved at indsætte din e-mail-adresse
  • offentliggøre et farvet billede af dig selv ved siden af ​​din signatur

Her er en prøve:

John Smith
Rejsende sælger, virksomheds ABC [linket til hjemmesiden]
+ (44) (0) 1632 123456

Sådan maksimerer du kraften i en e-mail-signatur.

7. Forstå, at intet er fortroligt

Her er sandheden ved at bruge internettet i 2018: intet er sikkert, sikkert eller fortroligt. Fra datainfiltrationer til sikkerhedsovertrædelser til e-mail-hacks, det ligner noget, og alt hvad du gør online, er ikke længere fortroligt og anonymt. Bare spørg ledere hos Sony. Og dette er vigtigt at huske næste gang du sender en e-mail, der er fuld af klager og lidt for personlig.

Med andre ord, skriv en e-mail med idéen om, at resten af ​​kontoret kunne se det. Det er bedre at bare holde sig til dit arbejde og den ældgamle ordsprog om 'Hvis du ikke har noget dejligt at sige, så sig det ikke overhovedet'. Undgå desuden at give for meget information om følsomme virksomhedsdata.

Ved at gå foran disse forslag kan du også risikere at få andre til at læse det. Det er bare din held at den ene gang, du klagede over menneskelige ressourcer, blev virksomheden hacket!

Det er sandt, at kontormiljøet er blevet en smule afslappet i de senere år. Dette er potentielt fordi flere årtusinder er kommet ind i arbejdsstyrken, hvilket bringer deres frodighed og moderne måder til kontorlandskabet. Men denne opførsel bør ikke integreres i dine e-mails. Det skulle være det modsatte: professionelt, rent og høfligt - som The Wall Street Journal .

De siger, at e-mail er død. Så hvad er poenget med at øve god manerer alligevel? I betragtning af hvordan den moderne kontorlokale lever og dør ved e-mailen, er det sikkert at sige, at de er forkert. Inden du rammer 'Send' på din næste e-mail, skal du tænke over, om den opfylder etikette-kriterierne. Hvis ikke, skal du trykke på 'Backspace' på dit tastatur og begynde igen. Du kler dig for succes, så hvorfor ikke også skrive til succes?

Skriver du professionelle e-mails? Fortæl os det i kommentarfeltet!

Efterlad Din Kommentar

Please enter your comment!
Please enter your name here