Ikke alle er dog en stærk kommunikator. Mens nogle mennesker tilsyneladende har en naturlig måde med ord, er mange nødt til at udvikle denne evne fra bunden. Uanset hvor du passer ind på dette spektrum, er det vigtigt at erkende vigtigheden af at have gode tale- og lyttefærdigheder.
Så uanset om du er en jobsøger, en ny ansættelse eller leder af hele organisationen, er der altid noget at lære. Sådan forbedrer du dine kommunikationsevner, et lille skridt ad gangen ...
1. Forstå kropssprog
Kropssprog eller ikke-verbal kommunikation er en subtil kunst, der har potentialet til at sige en frygtelig masse og kan anvendes i et vilkårligt antal situationer. Som leder for eksempel, at stå op og vedtage en ordentlig holdning, når man henvender sig til et rum fuldt af mennesker, tyder på, at du er selvsikker og komfortabel i dit ansvar; alle gode talere forstår, at hvordan du siger noget, er lige så vigtigt som det, du siger.
Det er lige så vigtigt i en en-til-en-situation. Når du er på en jobsamtale eller en vurdering, skal du altid holde øjenkontakt, når du taler med nogen. At se ud af vinduet eller på gulvet antyder, at du enten ikke virkelig tror, hvad du siger, eller at du ikke er interesseret.
Vær ikke opmærksom på, hvordan dit eget kropssprog også kommer på tværs - prøv at læse den anden persons. Der er måske nogen, der fortæller dig, at de er enige med dig højt, men hvis de vinkler eller undgår øjenkontakt, tyder det på, at de faktisk ikke gør det. Mennesker er ubevidst afhængige af ikke-verbal kommunikation i deres interaktion, så glem aldrig at læse - og tale - mellem linjerne.
2. Opmuntrer til interaktion
Fra erfaring er det en udfordring at sidde gennem en to-timers PowerPoint-præsentation om styring af fordelene ved realisering uden at falde i søvn. Helt seriøst. God kommunikation er en tovejsgade, så sørg for, at folk bliver involveret - ingen kan lide at blive talt i to timer lige om verdens mest kedelige emne.
Stil spørgsmål i en gruppe (selvom de er hypotetiske). Få interessante punkter, der får folk til at tænke, og brug dine publikum fysisk til at holde alle på tæerne. At beskylde emnet for at være for intetsigende er ikke en undskyldning - det er dit ansvar at kommunikere tingene på en effektiv og engagerende måde.
De samme principper gælder også i en en-til-en-situation. Kør samtalen ved at grave dybere ned i, hvad den anden person fortæller dig, mens du altid prøver at afklare eventuelle instruktioner. Hvis du har fået en opgave, skal du ikke tøve med at sende en opfølgende e-mail, enten for at rydde op for eventuel forvirring over, hvad det præcist er, du er beregnet til at gøre.
3. Tal 'eksternt'
Det ser måske uudtalelig ud, men ekstern kommunikation er yderst effektiv. Det praktiseres først og fremmest af advokater, når man taler i retten, er det i det væsentlige kunsten at bruge minimale punkter til kuglepunkter for at holde din tale på sporet, uden at huske eller øve ord for ord, hvad du vil sige.
Selvom dette måske lyder som en mærkelig tilgang - er den konventionelle visdom, at forberedelse er alt, når man taler på denne måde giver dig fleksibilitet og frihed til at bedømme dit publikums reaktion og deltage i ethvert debatpunkter, mens de sker. Dette resulterer i en langt mere interessant og spændende diskussion og gør publikum til en aktiv deltager, uden at de selv er klar over det.
Vær dog forsigtig. Hvis du ikke er 100% komfortabel med det, du taler om, er potentialet for at gå galt meget reelt; den sidste ting du ønsker er at dit sind bliver tomt uden nogen noter at stole på!
4. Kend din målgruppe
I enhver situation, i hvilken som helst rolle, er det at vide, hvem du kommunikerer med, nøglen til at forstå, hvordan du får dit punkt på tværs eller konstaterer de oplysninger, du har brug for. I en virksomhed kan dette kræve tid, så du kan lære de enkelte teammedlemmer at kende, og hvordan de fungerer; nogle medarbejdere reagerer måske godt på kritik, for eksempel, men andre fungerer måske bedre, når de tilskyndes.
I en større skala er det normalt nok at anvende en vis grad af sund fornuft. For eksempel, hvis du skriver en e-mail til din chef, skal du holde ting høflige, professionelle og fokuserede på arbejde; når du derefter henter kontorposten fra postrummet, er det dog helt fint at tale om West Ham med Trevor mail fyren. Disse kan være to helt forskellige kommunikationsformer, men de er relevante for det respektive publikum; de resulterer begge også i dyrkning og udvikling af to forskellige typer af arbejdspladsforhold.
Skræddersyr altid din tilgang i overensstemmelse hermed, og forstå, at der ikke findes nogen tilgang i én størrelse, når det kommer til kommunikation.
5. Lyt
Der er et klogt, gammelt ordsprog - ofte forplantet i militære miljøer - at du har to øjne, to ører, men kun en mund, og at du skal anvende deres anvendelse i dette forhold. Sagt mere klart: For at være en effektiv kommunikator skal du lytte langt mere, end du taler.
Dette skyldes, at det er lettere at oprette løsninger, når du er mere opmærksom på problemerne. Det betyder heller ikke at lytte passivt; folk kan se, når du giver afkald på illusionen om at tage ting om bord. Lyt faktisk virkelig til det, du får at vide, og reager på det i overensstemmelse hermed; ikke respekterer deres selvtillid ved at afvise et formelt svar eller slå deres bekymringer væk.
Endelig skal du ikke være en forfærdelig samtale. Der er intet mere irriterende end at tale med nogen, der konstant afbryder dig eller snakker om dig; dette er en grundlæggende forbindelsesfejl fra deres side og demonstrerer, hvorfor det er så vigtigt, at du ikke begår den samme fejl. Husk altid: uden nogen at lytte, er der ingen kommunikation.
6. Kom til punktet
Vi har alle været der og ventet tålmodig på et simpelt svar på et simpelt spørgsmål, der snart omformes til den anden parts fulde livshistorie. Selvom de mere høflige og tålelige blandt os venligst nikker og smiler gennem knuste tænder, er denne tilgang ikke befordrende for et professionelt miljø: I stedet skal alle være lige til det punkt.
Dette betyder ikke, at samtalen skal frarådes; det betyder bare, at kommunikation er mere effektiv, når ting er korte, klare og kortfattede. Vaffling til i 10 minutter kan få folk til at slukke, eller de mest betydningsfulde punkter at tage væk kan gå tabt i myren. Ved kun at fokusere på det, der er vigtigt, kan intet gå tabt i oversættelsen.
Vær dog ikke for vag; tanken er at være kort, men alligevel specifik - ikke bare kort for det. Læs dine e-mails, før du sender dem for at sikre, at du har balance lige, mens du i dine verbale møder fokuserer på at være sammenhængende og kortfattet.
7. Undgå distraktioner
Intet dræber kunsten at samtale helt som at trække din telefon ud og læse en besked (eller værre, rulle gennem Facebook). Selv hvis den krænkende part fortæller dig, at de stadig lytter, fortæller alt om deres adfærd dig, at de ikke er det; Uanset om det er på et møde, en vurdering eller endda på en dato, er det aldrig acceptabelt, og du skal ikke gøre det.
Hvis du er midt i noget, og du modtager et vigtigt telefonopkald, skal du være høflig og høflig og informere den anden person om, at du er nødt til at tage opkaldet - ellers ignorerer det og ringer tilbage senere eller svar hurtigt og lad vedkommende vide du er sammen med nogen, og du ringer tilbage.
Alle har travlt, og folk føler, at de er nødt til at multitaske for at håndtere deres arbejdsmængder, men at læse e-mails, når nogen prøver at fortælle dig, at noget kommer til grundlæggende høflighed. Selv i et par minutter skal du sætte alt andet på vent og fokusere på den person (eller personer), der er foran dig.
8. Efterligne andre
Hver gang du prøver at forbedre enhver dygtighed, hvad enten det er golf, madlavning eller kommunikation, er en nyttig tilgang at studere eksperterne på dette felt. At lære om, hvordan de gør ting og imiterer eller henter inspiration fra deres adfærd og rutiner kan undertiden give et indblik i, hvad der gør dem så succesrige.
Hvis du regelmæssigt taler med store grupper af mennesker, studerer for eksempel optagelser af berømte oratorer som Barack Obama, Steve Jobs og Oprah Winfrey. Du behøver ikke begynde at bære en sort skildpadde eller vedtage hver eneste håndbevægelse, men du kan få en idé om, hvorfor deres tilstedeværelse er så magnetisk, som f.eks. Vægt på kropsholdning, tone og levering. Du kan endda lære en ting eller to fra stand-up komikere; vittighederne er muligvis ikke passende, men luften af selvtillid og den upåklagelige følelse af timing, de formidler, kan oversættes til enhver form for offentligt talende.
Ignorerer ikke inspirationskilder, der er tættere på hjemmet. Er der særlige individer, som du føler dig helt tilpas med at tale med? Mennesker, der tager med sig det, du siger, mens de får deres egen besked på respekt og effektivt? Brug dem. Tag de bedste komponenter i deres tilgange og anvend dem til din egen.
9. Registrer dig selv
Dette er en praktisk teknik, der direkte kan forbedre dine kommunikationsevner, selvom det kan forårsage, at du klirrer til lyden af din egen stemme.
Det er dog yderst nyttigt, da det næsten garanteres, at du vil bemærke bestemte måder eller vaner, som du ikke er klar over, når du faktisk taler - og som ingen andre vil nævne for dig. For eksempel, hvis du siger 'um' eller 'du kender' (som mange mennesker har tendens til at gøre) i starten af hver sætning, kan dette være ret irriterende for lyttere; det er først, når du hører det for dig selv, at du kan kritisere og forbedre, hvordan du støder på.
Sørg selvfølgelig for, at du først har den anden persons bevidsthed og tilladelse, og gør det klart, hvorfor du nøjagtigt optager; når de finder ud af det, kan de tilbyde deres egne tip - eller endda følge din leder og gøre det samme for at udvikle deres egne færdigheder.
Som du kan se, er der masser af aktiviteter, du kan deltage i for at forbedre dine kommunikationsevner. Det er værd at tage sig tid, da arbejdsgivere sætter stor pris på mennesker, der både kan formidle information og tage dem med på bordet. At være en stærk og effektiv kommunikator kommer heller ikke bare til gavn for dig på arbejdet; det vil have en positiv effekt på alle aspekter af dit personlige og professionelle liv.
Har du andre tip eller ideer til at forbedre dine kommunikationsevner? Fortæl os det i kommentarerne herunder!
