Når den moderne arbejdsplads fortsætter med at udvikle sig, gør det også den delikate kunst til projektstyring. Borte er dagene med flytning af post-it-sedler på tværs af tavler; virksomheder er nu på udkig efter de mest effektive og omkostningseffektive værktøjer, da de søger at strømline deres arbejdsgang og få mere ud af at gøre mindre.
Projektstyringssoftware markerer alle disse bokse. Uanset forretning eller bredere industri kan det let tilpasses og tilpasses for at imødekomme kravene i enhver organisation. Dog naturligvis er nogle hold måske tøvende. Modstand mod forandring er menneskelig karakter, og når der er fortjenstmargener, der kører på resultatet, er det mere sandsynligt, at virksomheder stiller spørgsmålstegn ved, hvorfor de skal bruge et bestemt værktøj.
De mange fordele ved at bruge en dedikeret software bør dog reducere denne frygt. I denne artikel skal vi se på nogle af disse fordele og diskutere de positive effekter, de kan have på din virksomhed. Så medmindre du har et overskud af post-it-sedler, der oversvømmer lagerrummet, skal du læse videre ...
1. Nemmere samarbejde
Mange opgaver overlapper afdelingens og lokalitetsgrænser, og nogle gange kan det være vanskeligt for hvert teammedlem at være opmærksom på, hvad der sker uden for deres umiddelbare cirkel. Heldigvis negerer et projektstyringsværktøj dette problem lige fra flagermuset; Wrike giver for eksempel en live-aktivitetsstrøm, der giver andre teammedlemmer mulighed for at vide, hvad du arbejder på, mens der også er en instant messaging-funktion til eventuelle irriterende spørgsmål.
Som et resultat giver den hurtige og realtidlige karakter af en softwarebaseret service teams mulighed for at samarbejde problemfrit og undgå potentielle kommunikationsproblemer. Det kan også stoppe de irriterende "opdaterings" -møder for at sikre alles fremskridt; en særlig praktisk fordel, når tiden - og tålmodighed - er på en præmie.
2. Bedre planlægning
Det kan være vanskeligt at holde styr på milepæle i et projekt, især da hvert enkelt teammedlem skal vide, hvad der skal afsluttes, og hvornår. For at bekæmpe dette kan samarbejdssoftware anvende klare og let at følge Gantt-diagrammer over projektets tidslinje, som derefter konstant kan opdateres. Dette er yderst nyttigt, når ting uundgåeligt ændrer sig på et øjeblik, og ressourcer skal flyttes.
Det giver også virtuelle ledere mulighed for at implementere instruktioner på en klar og tilgængelig måde, vise individuelle opgaver visuelt og lade alle vide, hvor de står ved et klik på en knap. Dette sikrer, at en dårlig organisation blandt det generelle kaos i et travlt projekt ikke kan bruges som en undskyldning for at gå glip af en frist.
3. Bedre kommunikation med klienter
Vi har alle været der: kl. 10.00 konferencesamtale med klienten, der faktisk starter kl. 10.15 på grund af manglen på tilgængelige værelser (efterfulgt af en yderligere 15-minutters forsinkelse, da klienten har fået den forkerte opkald). Bortset fra at få dig til at virke mindre end professionel, er det også en ineffektiv og tidskrævende proces.
Med online skybaseret software behøver denne saga ikke at ske. Kunder kan få adgang til dit tildelingspanel og let se dine fremskridt; de kan derefter give feedback og foretage ændringer i de relevante områder - alt hvad de har brug for er en adgangskode og et brugernavn. I det store skema med ting resulterer dette i en meget mere effektiv brug af din og klientens tid.
4. Delegere opgaver lettere
For ledere kan det være enormt tidskrævende at dele opgaver til enkeltpersoner, især på større projekter, der indeholder andre afdelinger og lokationer. I stedet for at orientere hver person ad gangen, kan opgaven i stedet blot indsættes i projektets tidslinje og tildeles det relevante teammedlem sammen med grundige instruktioner.
Dette gør livet lettere for hele teamet, der blot kan tjekke softwaren for at se, hvad de skal, og hvornår det skal gøres af - en effektiv og tidsbesparende sejr for alle.
5. Budgetstyring
Dette er en anden bonus i et fleksibelt og alsidig softwaresystem, især for ledere, der er nødt til at holde øje med omkostningerne ved et projekt og sikre, at det ikke spiral ude af kontrol. Ved at have faktiske kvantificerbare beviser for, hvilken medarbejder der har gjort hvad, og i hvor mange timer, kan de, der kontrollerer budgettet, se omkostninger i realtid og identificere, hvor der bruges for mange penge.
Dette kan igen informere beslutninger, der går videre, så ledere kan justere hvor det er nødvendigt eller tildele timer forskelligt. Betydningen af at være finanspolitisk ansvarlig kan ofte overses, når fokus er fast på selve projektet, og dette er en af de mere subtile fordele ved at bruge et pålideligt projektstyringsværktøj.
6. Dokumentdeling og adgang
En af de ekstra fordele ved at have alt centraliseret et sted er den større kontrol, som brugerne har over dokumenter. Bortset fra det faktum, at de ikke kan gå tabt eller forkert placeret, giver systemet også brugere mulighed for at spore eventuelle ændringer eller indsendelser, hvilket resulterer i mere ansvarlighed og gennemsigtighed over, hvem der har ændret hvad i et bestemt dokument.
Det er også praktisk, da teammedlemmer let kan finde dokumenter uden at skulle trawl gennem delte drev eller bede om links. Dette er især praktisk, når en bruger venter på en opdateret version af en fil, eller når du finder dig selv i et klientmøde i sidste øjeblik og har brug for adgang hurtigt.
Tilmeld
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for mere awesome indhold og få 20% FRA vores karriere test!
Tilmeld7. Standardiserede processer
Som allerede berørt er en af de største fordele ved projektstyringssoftware, at det får alle på samme side. Dette gælder også for dine processer, da alle er forpligtet til at give de samme oplysninger og bruge de samme skabeloner, når du opretter og redigerer dokumenter.
Selvom dette kan lyde overfladisk, er det vigtigt at standardisere alt og sørge for, at hvert dokument har det samme udseende og fornemmelse over det. Bortset fra at virke mere professionel, hjælper det også med at skabe konsistens og enhed overalt, da alle arbejder på samme måde.
8. Integrer nye teammedlemmer
At bringe nogen med på et projekt halvvejs kan være en skræmmende oplevelse for begge parter, da et væld af information og kontekst skal forklares og læres på meget kort tid. Med et brugervenligt værktøj kan alle nye tilføjelser til teamet klart gennemgå projektets fremskridt fra starten, såvel som alle retningsændringer undervejs. Dette betyder, at de kan slot ind i teamet uden besvær, kræver minimal integration og være i stand til at producere et effektivt bidrag med det samme.
9. Fjernbetjening
Mange topfirmaer tilbyder nu fleksibel og fjernbetjening; samarbejdssoftware giver medarbejderne mulighed for at gøre dette effektivt uden at blive løsrevet fra teamet.
Dette skyldes, at projektledere kan være sikre på, at opgaver stadig udføres uden at skulle kontrollere fysisk, hvorimod brugere derhjemme har alle ressourcer, de har brug for ved hånden; alt hvad der kræves er en pålidelig internetforbindelse. På en arbejdsplads, der bliver stadig mere progressiv og åben for forandring, vil denne måde at arbejde sandsynligvis blive mere almindelig i den nærmeste fremtid - med denne software indstillet til at være kernen i det.
Som du kan se, er fordele ved at bruge projektstyringsværktøjer uomtvistelige. Når man konfronteres med komplekse opgaver, der består af en stor, ofte spredt arbejdsstyrke, er den umiddelbare bekymring, hvordan man skal håndtere organisation, delegation og kommunikation. Synergetisk software løser disse problemer let.
Ved at tage sig af logistikken giver dette ledere mulighed for at fokusere på faktisk at lede projektet, mens arbejderne ved nøjagtigt, hvad de skal gøre, og hvornår; som et resultat bliver processen ubesværet, og et positivt slutresultat kan leveres til alle parters tilfredshed.
Gennem sin software i verdensklasse har Wrike bemyndiget nogle af de mest genkendelige virksomheder i verden og fortsætter med at skabe innovative løsninger. Fra planlægning til levering giver deres værktøj virksomhedshold mulighed for at nå deres projektmål gennem en let at bruge og logisk grænseflade; deres avancerede software bruges nu af over 15.000 organisationer over hele verden.
