Uanset om du er skuffet eller føler en lettelse, skal du trætte omhyggeligt, når en medarbejder fratræder. Du bliver nødt til at følge de rigtige procedurer og gøre overgangen så smidig som muligt for dit team, din snart-tidligere-ansatte og dig selv.
Følgende tip og tjekliste hjælper dig med at håndtere enhver ansattes afgang på en professionel måde.
1. Tag det ikke personligt
Det er svært at ikke tage det personligt, når du har opbygget et stærkt forhold til dit teammedlem og værdsætter deres arbejdsetik og mening, men det er vigtigt at huske, at det ikke handler om dig, men om deres karriereudvikling. På den anden side kunne det meget vel skyldes et sammenstød med en anden medarbejder. Uanset hvad du finder ud af, finder du ud af det i deres exit-interview, så du ikke forvandle en allerede nervepirrende situation til en katastrofal situation. Tillykke medarbejderen og ønsker dem held og lykke i deres nye stilling.
2. Overvej at afgive et modtilbud
Uanset om du skal eller ikke skal fremsætte et modtilbud, kommer det ned på 'hvor kritisk denne person er for dig, og hvor meget af en forstyrrelse deres fravær vil medføre, ' siger Anat Lechner, en klinisk lektor i ledelse og organisationer ved NYU Stern . Hvis de rejser til et lignende job, der tilbyder en højere løn, ville det være værd at matche dette tilbud og holde dem ved i din virksomhed. Du bliver nødt til at træde omhyggeligt og vurdere, om det virkelig er værd at fortsætte deres ansættelse eller ej - hvis de generelt er positive, men føler sig undervurderet, kan et kontorkontor være klogt. Hvis du har hørt gennem vinmarken, at de er demotiverede og keder sig på arbejde, er det måske en fordel at lade dem komme videre, hvis du ikke er i stand til at tilbyde dem en forfremmelse.
3. Få det i Writing
Det første trin i en medarbejder, der fratræder, vil normalt være personligt; skal du derefter sikre dig, at du har dette skriftligt og skal meddele HR-afdeling straks. Sørg for, at brevet er underskrevet, og at deres fristdato er i overensstemmelse med deres varsel. Hvis en medarbejder overtræder deres kontrakt og ikke betjener deres fulde opsigelsesperiode, påvirkes deres endelige løn. Hvis de bryder deres kontrakt, kan du nægte at give dem en henvisning, hvis de bliver bedt om en i fremtiden.
4. Bestem, om du vil have dem til at arbejde deres fulde varslingsperiode
På baggrund af det foregående punkt, kan du beslutte, om du vil have, at din medarbejder skal arbejde på deres fulde varsel eller om du er åben for at indgå en aftale og frigive dem tidligt. Du finder det måske mere hensigtsmæssigt at betale i stedet for hele eller en del af opsigelsesfristen, hvis du ikke ønsker, at medarbejderen skal have adgang til følsomme oplysninger, og hvis det er mere fordelagtigt for virksomheden og afdelingen. På den anden side, hvis arbejdstageren er af værdi, kan du komme til enighed om en forlænget opsigelsesperiode (hvis de selvfølgelig er enige) for at sikre en jævn overgang.
5. Enighed om betingelserne for meddelelsen
Det er mest sandsynligt, at medarbejderens nærmeste kolleger allerede ved om deres afgang, men det er vigtigt at blive enige om, hvordan meddelelsen vil blive formidlet til resten af teamet, ikke desto mindre. Skal du samle din afdeling sammen til et hurtigt møde, sende en e-mail rundt eller lade din medarbejder fortælle folk en til en? Afhængig af grunden til deres afgang, kan de føle sig mere komfortable med at gøre nyhederne offentligt kendskab.
6. Kom med en overgangsplan
Det vigtigste skridt, du skal tage, når en arbejdstager forlader, er at udarbejde en overgangsplan. Du er nødt til at sikre, at de afslutter alle deres projekter, underretter nøgleklienter om deres afgang og leverer en ordentlig overlevering til deres udskiftning (hvis de ankommer inden de forlader eller hvis rekrutteringen er udført internt). Det ville være bedst at få medarbejderen til at udtænke deres egen tjekliste og handlingsplan i deres sidste 2-4 uger og gennemgå den for at sikre, at alle vinkler er dækket.
At have en liste over endelige doser vil holde din medarbejder motiveret og opmuntret i løbet af deres sidste par uger af ansættelse og vil sikre, at alle løse ender bindes sammen, inden afskæringen af deres farvelkage. Det vil være klogt at holde øje med deres fremskridt i hele denne periode og sørge for, at de er på banen i deres sidste uge.
7. Evaluer deres viden
Inden en medarbejder går ud af døren, skal du sikre, at de ikke tager vigtige oplysninger med sig, især data og processer, som ingen anden medarbejder kender. Dette betyder ikke, at du tjekker deres taske for kopier af kontakter eller økonomiske rapporter, men snarere at finde ud af, hvilke unikke færdigheder hun har, der kan deles med sine kolleger. Hvis du ikke vurderer deres viden og får dem til at overføre den til andre teammedlemmer, vil den gå lige ud af døren med dem, og du vil ikke være i stand til at få den tilbage - det er trods alt lidt uprofessionelt at købte en ex-medarbejder til information, når de har forladt virksomheden.
8. Begynd på at lede efter en udskiftning
Hvis du desperat har brug for denne position udfyldt, skal du straks begynde at lede efter en erstatning. Det kan være lettere at rekruttere internt for den specifikke rolle, der skal udfyldes, men du skal stadig også reklamere for jobbet eksternt.
Du skal dog ikke blot placere jobspecifikationen, der blev brugt til at ansætte den forladte medarbejder; revurder positionen og inkluder alle andre opgaver, som din medarbejder påtog sig. Det er også vigtigt at ikke bare ansætte nogen, fordi du er desperat og derfor bør overveje at delegere yderligere opgaver mellem alle holdmedlemmer, indtil den ideelle kandidat kommer med.
9. Hold dig til legaliteterne
Når man beskæftiger sig med en fratræden, er det vigtigt at overholde ansættelseslovgivningen - den endelige løn skyldes normalt den følgende lønningsdag. Afhængig af din virksomheds politik skal du rådgive medarbejderen om ydelser, pensionsordninger, feriepenge og sundhedsydelser. Kontroller din lokale lovgivning for at sikre overholdelse og registrere, hvornår du har givet medarbejderen deres endelige løn, samt send dem deres endelige lønnseddel via post eller e-mail.
10. Foretag et exit-interview
Exit-interviews overses ofte, når medarbejdere forlader virksomheden, men de er afgørende, hvis du vil finde ud af, nøjagtigt hvorfor de rejser. Denne diskussion skal udføres af en tredjepart og helst en person fra HR-afdelingen - på denne måde vil de være i stand til at finde ud af, hvad problemerne er med virksomheden, og hvad du kan gøre for at forbedre kulturen for andre arbejdstagere. I tilfælde, hvor du har en besværlig medarbejder, kan du måske bede en anden kollega om at sidde på mødet og være et vidne for både medarbejderen og dig selv.
11. Få virksomhedsejendom
Sørg for at få en virksomhedsejendom før medarbejderne sidste dag - dette inkluderer ting som uniformer, badges, nøgler, kort og telefoner eller anden elektronik. Deaktiver eventuelle bygningskoder og adgang til fortrolige data, inklusive deres e-mail-konto (er).
12. Arranger en farvel gave eller fest
Det er vigtigt at samle dit team den sidste dag og tilbyde en afskedsgave til medarbejderen for at takke dem for deres indsats og tid med virksomheden og ønske dem held og lykke i deres næste position. Du kan også arrangere en kage og nogle drinks, hvis medarbejderen ikke allerede har arrangeret noget uden for arbejdstiden. 'At undlade at anerkende en medarbejders afgang og hans eller hendes bidrag sender en dårlig besked til dit team, ' siger Lechner.
13. Del til gode vilkår
Den, der forlader, kan ende med at blive din direkte konkurrent eller endda en klient. Under alle omstændigheder er det vigtigt at deltage på gode vilkår. Hvis du har opbygget et godt forhold til denne medarbejder, skal du gøre en indsats for at holde kontakten; de kan ende med at komme til at arbejde sammen med dig igen i fremtiden, hvis deres nye eventyr ikke helt fungerer, som de havde håbet.
Det kan være virkelig overvældende og stressende, når en medarbejder spreder sin fratræden over dig, især i din travleste periode. For at hjælpe dig med at udvej stormen og holde alt i skak ved at forblive på toppen af deres overdragelse, har vi udtænkt denne downloadbare checkliste.
Det er hårdt at miste et vigtigt medlem af dit team, men som chef skal du have færdigheder og viden til at tackle det. Det er bedst at have en handlingsplan, når disse tilbageslag opstår, så du nemt kan komme videre og fortsætte med at lede et stærkt team.
Har du nogensinde været nødt til at håndtere en medarbejder, der uventet fratræder? Hvordan håndterede du det? Fortæl os dine oplevelser i kommentarafsnittet nedenfor ...
