Sådan bliver du en Office Manager

I de senere år har anmodningen om kontorledere været stigende, hvor store virksomheder har brug for et højtuddannet individ til at tage sig af kontorets produktivitet og daglige opgaver. Denne karrierevej kræver et individ med stor opmærksomhed på detaljer, organisatoriske færdigheder og vigtigst af alt, en nacn karakter, der får enhver til at føle sig velkommen.

Hvis dette lyder som dig, og du nyder at være gå-til-person i enhver situation, skal du fortsætte med at læse nedenfor for at finde ud af, hvad denne rolle faktisk indebærer, og hvordan du kan oprette et ideelt kontoransvarlig CV.

1. Undersøg professionen

Hvis du ønsker at forfølge en karriere inden for dette erhverv, er det vigtigt at finde ud af, hvad dit ansvar bliver, og hvilken type arbejdsmiljø, du vil finde dig selv i, samt hvis du har, hvad det kræver

Job beskrivelse

En kontorleders opgaver varierer meget, men de er hovedsageligt ansvarlige for at organisere og føre tilsyn med kontorpersonalets arbejde. De sikrer, at alt kører glat, inklusive renligheden af ​​faciliteterne, lagerbeholdning på kontorforsyninger og planlægning af sælgerbegivenheder og årlige møder.

Blandt mange andre opgaver er kontorledere generelt ansvarlige for:

  • Organisering og vedligeholdelse af firmakalendere, som vil omfatte planlægning af møder for medarbejdere på direktionsniveau samt kalenderbegivenheder for hele kontoret.
  • Arrangering og styring af korrespondance ind og ud af kontoret, inklusive mail og vigtige pakker. Dette vil også omfatte håndtering af manglende pakker eller klager på kontorpersonalet.
  • Koordinering af transport- og indkvarteringsordninger for virksomhedsledere til arbejdsrelaterede ture.
  • Opretholdelse af lagerbeholdningen af ​​papirvarer og møblering af kontoret.
  • Overvågning og overvågning af det administrative teams arbejde inklusive sekretærer og gejstlige arbejdere. Tilbyder vejledning og delegerer opgaver, hvor det er nødvendigt.
  • Håndtering af budgetter til indkøb af kontorer, indkapsling af alt fra stationær, kaffe og te til vedligeholdelse og it-udgifter.
  • Hjælp til forberedelse og udførelse af bestyrelsesmøder, herunder oprettelse og distribution af dagsordener, samt minuttagning.
  • Håndtering af papir og online arkiveringssystem for at sikre, at alle dokumenter er gemt korrekt.
  • Udvikling af procedurer og implementering af nye systemer, som alle medarbejdere skal følge.
  • Hjælp nye medarbejdere til at bosætte sig og udføre en del af induktionen ved at give dem det udstyr, de har brug for til at udføre deres job.
  • Arranger regelmæssig test for elektrisk udstyr.
  • Koordinering og planlægning af arrangementer for hele virksomheden, såsom julebord, årlige bolde osv
  • Forberedelse af præsentationer eller breve til ledere og ledere i virksomheden.

Væsentlige færdigheder og kvaliteter

For at være en succesrig kontorleder er der visse færdigheder og kvaliteter, du har brug for. De inkluderer typisk følgende:

  • Kommunikationsevner: Da du har at gøre med en lang række mennesker fra kolleger til seniorledelse, klienter og leverandører, skal du være i stand til at kommunikere effektivt mellem dem alle.
  • Opmærksomhed på detaljer: du skal være i stand til at analysere alt og sørge for, at du ikke begår uforsigtige fejl. Opmærksomhed på detaljer er nøglen, når man arbejder med vigtige rapporter og dokumenter.
  • Lederfærdigheder: Da du har ansvaret for at koordinere det administrative team, har du brug for centrale lederegenskaber for at delegere og dirigere.
  • Analytiske færdigheder: Du har ansvaret for budgetter og vedligeholdelse, hvilket betyder, at du skal være i stand til at bedømme, hvor virksomheden overskytter, og hvad du kan gøre for at skære omkostninger og spare penge.
  • Organisatoriske færdigheder: Du skal flytte fra en række forskellige opgaver og skal være i stand til at holde alt i orden, mens du er multi-tasking.
  • IT-færdigheder: du skal have stor viden og praksis med at bruge Microsoft Office Suite og Outlook.
  • Interpersonelle færdigheder: en kontorleder skal have evnen til at samle ubesværet mellem mennesker fra alle samfundslag, de skal være en tilgængelige og venlige karakter.
  • Tidsstyringsfærdigheder: Som kontorleder administrerer du ikke kun din egen tidsplan men andres, hvilket er grunden til, at du har brug for stor tidsstyring. Du skal være i stand til at arbejde efter din daglige plan og få dine opgaver udført på en rettidig måde.
  • Problemløsningskompetencer: da du er ansvarlig for at sikre, at kontoret fungerer glat, skal du være i stand til at tænke på dine fødder og komme med løsninger - hurtigt!

Arbejdstider og betingelser

Hvis du leder efter sæt 9-5 timer, er dette front desk-professionel ideel til dig! Du arbejder typisk en 35-40 timers uge, inklusive en times times frokostpause. Der vil være tilfælde, hvor du muligvis bliver forpligtet til at gøre overarbejde, men det vil afhænge af den organisation, du arbejder for. Det er vigtigt at forblive fleksibel i tilfælde af en nødsituation i sidste øjeblik, at du er ansvarlig for håndtering. Når alt kommer til alt - du er den go-to person på kontoret!

Lønnsudsigter

Som med enhver anden jobrolle, vil lønnen variere fra virksomhed til virksomhed afhængig af tidligere erfaring, kvalifikationer og placering. Imidlertid er den gennemsnitlige løn ifølge PayScale i USA $ 46.156 og £ 24.327 i England. Der vil naturligvis være plads til progression, når du er mere erfaren i jobrollen, og du forventer en lønforøgelse år for år.

2. Få kvalifikationerne

For at arbejde i en kontorlederstilling kræver du mindst et gymnasiumseksamen inklusive A-niveauer i matematik, engelsk og erhvervsliv. Det tilrådes generelt at opnå en bachelorgrad eller tilsvarende inden for forretningsundersøgelser, forretningsadministration, regnskabsførelse eller personaleadministration, hvilket giver et klart billede af, hvordan organisationen vil fungere som en helhed.

Alternativt kan du udføre administrationscertificeringer; International Facility Management Association tilbyder CFM (certificeret facilitetschef) til dem, der gerne vil blive ledere. Hvis du beslutter at blive et aktivt medlem, skal du bestå en eksamen og gennemføre uddannelsesaktiviteter hvert tredje år.

3. Land dit første job

Uden et par års erfaring i en administrativ rolle under dit bælte er det meget usandsynligt, at du hopper lige ind i stillingen som kontorchef. I stedet skal du have en dokumenteret track-record af tidsstyring, lederegenskaber og generelle kontoropgaver - alle nøglekomponenter i det ideelle kontorchef CV.

En praktikplads ville være et godt udgangspunkt for en jobsøger, der søger en stilling uden nogen videregående uddannelse. Dette giver dig mulighed for at få praktisk arbejdserfaring inden for et kontormiljø og vil sandsynligvis føre til en fuldtidsstilling.

Alternativt kan du ansøge om administrative assisterende roller, hvor du vil hjælpe kontorsjefen med de daglige opgaver, så du kan klatre op på karrierestigen i din organisation.

4. Udvikle din karriere

For at blive kontorleder har du sandsynligvis allerede fået en række års erfaring inden for dit relaterede felt allerede, før du går videre til lederniveau.

Når du først er i denne position, er der dog stadig muligheder for yderligere vækst. Du kan påtage dig mere ansvar og styre et større team, et ekstra kontor eller arbejde i en mere højtstående stilling. For eksempel kan du gå fra at styre indholdsteamet til hele marketingafdelingen.

Hvis du tror, ​​at du har det, der skal til for at administrere et team effektivt og yde et reelt bidrag til et kontor og processerne, er en karriere som kontorleder ideel for dig. Du kan ikke kun se de fysiske resultater af dit hårde arbejde, men du vil også indgå betydelige forhold i processen.

Er du en administrativ assistent, der ønsker at blive kontorleder? I så fald, lad os vide, hvilke skridt du tager for at nå dine mål i afsnittet herunder.

Efterlad Din Kommentar

Please enter your comment!
Please enter your name here