Sådan bliver du en personlig assistent

Personlige assistenter, også kendt som PA'er, er limet, der sætter alt sammen for alle fra C-Level-ledere til Hollywood-berømtheder. De er i det væsentlige deres højre hånd.

Men det er bestemt ikke gåtur i parken.

Hvis du virkelig ønsker at dedikere dit arbejdsliv til en anden, har du ofte end ikke brug for at være tilgængelig på dråben og have de færdigheder, der er nødvendige for at lykkes i en så krævende rolle.

Så hvis du tror, ​​at du har det, der skal til for at arbejde som PA og nyde en opfyldende karriere, her er alt hvad du behøver at vide om denne givende karrierevej.

1. Undersøg professionen

For at sikre, at denne givende karriere er den rigtige for dig, har du brug for en klar forståelse af, hvad det præcist involverer. Nedenfor er en oversigt over, hvad jobbet indebærer, hvilke kvalifikationer du har brug for, og hvordan dine arbejdsvilkår vil være - inklusive lønforventninger.

Job beskrivelse

Som personlig assistent arbejder du tæt sammen med seniormedarbejdere og udfører de administrative opgaver, de har brug for. Men rollen går ofte langt ud over det; efterhånden som du får erfaring, får du også flere pligter, der falder ind i begivenhedsplanlægning.

Selvom opgaver kan variere afhængigt af din valgte branche og organisation, er her en liste over fælles ansvarsområder, som en PA bliver nødt til at udføre:

  • screening af telefonopkald, besvarelse af e-mails og besvarelse af forespørgsler
  • styre og organisere arbejdsgivers kalender og arrangere møder
  • organisering og vedligeholdelse af kontorsystemer
  • tage protokoller i møder
  • foretage rejsearrangementer
  • at være gæstfri for besøgende
  • håndtering af konti
  • deltagelse i branchearrangementer
  • arkivering og udførelse af andre kontoropgaver
  • sammensætning af præsentationer og rapporter
  • kører generelle ærinder.

Væsentlige færdigheder og kvaliteter

At være personlig assistent kræver meget udholdenhed og en stærk personlighed, da du bliver pålagt at arbejde under pres og til stramme tidsfrister, mens du administrerer andre opgaver.

De vigtigste færdigheder og kvaliteter, du har brug for, er beskrevet nedenfor.

  • Organisationsfærdigheder: At være organiseret er på egen hånd den vigtigste færdighed, du har brug for som eksekutivsekretær eller personlig assistent; ikke kun skal du udføre dine egne opgaver, men du skal også arrangere dine manager.
  • Interpersonelle og kommunikationsevner: Som personlig assistent har du at gøre med en række forskellige mennesker og personligheder, hvilket betyder, at du bliver nødt til at være i stand til at håndtere dem på en professionel måde. Både skriftlige og mundtlige kommunikationsevner er nøglen til at kunne formulere de rigtige ord og måder.
  • Tidsstyring: Som en administrerende sekretær administrerer du ikke kun din egen tidsplan, men også din arbejdsgiver. Og det forventes, at du hopper fra den ene opgave til den næste og jonglerer med en tung arbejdsbyrde, som igen kræver store tidsstyringsevner.
  • Pålidelighed: Som personlig assistent forventes du at have et højt hemmeligholdelsesniveau. Du får fortalt meget fortrolig information og bliver nødt til at vise diskrethed på arbejdspladsen. Hvis din chef ikke kan stole på dig, vil du ikke være i stand til at vokse og gå videre inden for positionen og organisationen.
  • Rolig natur: Du bliver nødt til at have en masse tålmodighed, især hvis du har at gøre med en fyrig karakter eller en krævende berømthed. Du bliver også nødt til at have færdighederne til at uskadeliggøre situationer og berolige din chef, når de føler sig i panik.
  • Fleksibilitet og tilpasningsevne: Selvom du måske har din egen måde at gøre tingene på, er det i denne arbejdslinje godt at være i stand til at tilpasse sig din chef's arbejdsstil.

Arbejdstider og betingelser

PA'er er hovedsageligt baseret på et kontor og arbejder typisk op til 40 timer om ugen, mandag til fredag. Imidlertid forventes det, at mange besvarer deres telefon og e-mails i weekenden, så de aldrig virkelig kommer til at slukke for deres arbejdsbyrde.

Du forventes også at rejse for arbejde og kan være påkrævet at deltage i branchearrangementer og andre spændende netværksmuligheder om aftenen.

Lønnsudsigter

Lønnen til en personlig assistent varierer afhængigt af branchen, virksomheden og dit erfaringsniveau. Hvis du lige er startet, kan du forvente at tjene omkring £ 18.000 ($ 23.150). Efterhånden som du får mere erfaring under dit bælte, kan du tjene op til £ 50.000 ($ 64.300) som senior executive assistent.

Job Outlook

Pålidelige personlige assistenter er meget efterspurgte. Og hvis du arbejder hårdt, kan du gå videre til et seniorniveau og vinde for pligter og ansvar. Du kan også blive forfremmet til ledelsesniveau, hvis du viser de vigtigste lederegenskaber.

2. Få kvalifikationerne

Der er ingen faste krav til at blive personlig assistent; du skal bare have en bevist track record i en administrativ rolle. Du skal også have påvist engelskkundskaber og matematikfærdigheder i form af en GCSE med en karakter mellem A * og C.

En HND eller en forretningsrelateret grad kan være fordelagtig, især hvis det er til dit første kontorjob, ligesom en sprogkvalifikation, som du kan bruge til at kommunikere med klienter og partnere, der er placeret i udlandet.

3. Land dit første job

For at lande dit første job som PA skal du have tidligere arbejdserfaring i en administrativ rolle. Du kan gøre dette ved frivilligt arbejde, arbejde som receptionist på deltid, mens du studerer eller ved at afslutte en praktikplads.

Du skal også have et omhyggeligt skrevet CV, der fremhæver dine overførbare evner og et følgebrev, der giver råd om, hvor ivrig og fleksibel du er, når du ansøger om passende stillinger.

For at finde ledige ledige stillinger kan du søge i store jobtavler som faktisk og LinkedIn såvel som sociale medier.

4. Udvikle din karriere

At komme videre som personlig assistent er lidt anderledes end din traditionelle jobrolle. Du får sandsynligvis en højere løn, tilføjet ansvar og vigtigere projekter.

Du kan ende med at arbejde som en udøvende assistent (også tage sig af personlige anliggender) eller klatre op inden for rang og selv blive manager.

Hvis du ønsker at gøre fremskridt inden for dette felt, skal du være nøje opmærksom på branchens tendenser og fortsætte med at udvikle dine færdigheder ved at tage kurser og stræbe efter at påtage sig projekter, der ligger uden for din normale komfortzone.

Du opbygger også en fantastisk kontaktliste gennem de mange netværksbegivenheder, som du deltager i. Det er vigtigt, at du holder disse forhold igang og holder kontakten med de mennesker, du møder - du ved aldrig, hvornår du har brug for en hjælpende hånd!

At være personlig assistent er ikke det nemmeste af job - men hvem vil alligevel let? Det er en lukrativ karriere, der holder dig på tæerne og sikrer, at ingen to dage er ens.

Virker dette job som det perfekte match til dig? Hvis dette er tilfældet, kan du deltage i samtalen herunder og fortæl os dine tanker ...

Efterlad Din Kommentar

Please enter your comment!
Please enter your name here