Men det behøver ikke være sådan!
En præstationsevaluering skal være en formel, men afslappet diskussion om virksomhedens og arbejdstagerens mål for at sikre, at alle er tilfredse, og at alle behov bliver opfyldt. Der skal ikke være nogen ubehagelighed eller følelser, der løber højt.
Hvis du er en første gang manager, eller hvis du ikke helt har mestret tricket ved at gennemføre en ubesværet medarbejderpræstationsgennemgang, skal du læse nedenstående tip!
Før gennemgangen
1. Indstil klare mål fra begyndelsen af året
I begyndelsen af året skal du have et møde med dine medarbejdere individuelt for at forstå, hvad de gerne vil nå, og for også at sætte personlige mål. For eksempel, hvis du arbejder i salg, skal du sætte klare mål fra get-go, så dine medarbejdere ved, hvad de arbejder hen imod. Dette sætter også tonen i vurderingen, og det vil give dig noget at basere deres præstationer på gennem året.
2. Giv feedback hele året
Når en medarbejder kommer ind i vurderingsrummet, bør der ikke være nogen overraskelser, hvorfor det er vigtigt at give feedback om deres præstationer gennem året. Du ønsker ikke at trække dem op på deres opførsel over for en kollega tre måneder senere! Det vil kun afvikle dem og føre dem til at stille spørgsmålstegn ved dine ledelsesevner, da du ikke sagde noget før.
Hvis du ser et problem inden vurderingen, skal du tale med din medarbejder om det og indstille en strategi for at overvinde det. På denne måde kan du diskutere deres fremskridt eller mangel på fremskridt under det årlige møde.
3. Har en klar struktur
Der skal være en klar proces, som ledere og ansatte skal følge på tværs af afdelinger, når det kommer til årlige vurderinger på arbejdspladsen. Alle ledere skal have den samme skabelon i evalueringsformularen, og de skal uddele dette til deres ansatte for at udfylde mindst et par uger før det planlagte møde, hvilket giver dem den samme frist.
Kalenderinvitationer skal også sendes til alle ansatte, og der bør ikke ske ændringer eller pushbacks, medmindre der er en klar nødsituation, der skal overholdes. På denne måde ved alle, hvad de kan forvente og vil følge den rigtige protokol.
4. Forbered dig på mødet
Der er ikke noget værre end at gå på et uforberedt møde. Når alt kommer til alt skal du føre føringen og bør have en klar struktur af de punkter, du gerne vil gøre. For at sikre, at du er fuldt forberedt, skal du finde ud af en udviklingsplan baseret på dine noter fra året. Du bør også gennemgå din kollegas formular til selvevaluering og indarbejde dele på deres feedback i din evaluering.
Under gennemgangen
5. Start med en positiv note
At starte med en positiv tone er altid en god metode. Ingen ønsker at blive fortalt, hvor ubrugelige de er, og derefter sidde der i yderligere 30 minutter rasende på indersiden, og undlade at lytte til noget, du har sagt. I stedet anbefales det at begynde med et simpelt spørgsmål som 'Hvordan har du det i år?' eller ved at angive alle de fantastiske ting, de har opnået. Hvis der er nogen kritik, skal du gemme den indtil senere.
6. Gør det til en to-vejs samtale
En effektiv præstationsanmeldelse kræver en åben tovejs-samtale. Du skal konstant stille spørgsmål og afgive udsagn, der søger medarbejderens input. Du skal være i stand til at forstå, hvad deres tankeproces er, og om de har nogen bekymringer.
7. Vær ikke konfronterende
Hvis der er noget negativt, som du skal diskutere, skal du sørge for at gøre det på en konstruktiv måde. Du skal give udtryk for dine bekymringer i et spørgsmål og derefter finde måder at implementere forbedringer på. Med andre ord, start ikke med at beskylde din medarbejder for visse ting; i stedet spørge dem, hvordan de har det med en bestemt situation.
8. Diskuter balance mellem arbejde og liv
Det er vigtigt for dine arbejdstagere at have en god balance mellem arbejdsliv og liv, så de ikke ender med at føle sig udbrændt senere ned ad linjen! Og hvilken bedre mulighed end en årlig vurdering til at diskutere det? Det er et godt tidspunkt at diskutere deres samlede lykke og fremtidige udvikling for at skabe en plan for avancement. Selvom det ikke er i den nærmeste fremtid, er det godt at have et slutmål i sigte.
9. Giv kun løfter, du kan holde
Der er så mange gange, at jeg har hørt om ledere, der er overprompromiserede og ikke leverer, hvad enten det er en højere løn, en ændring af jobbetegnelsen eller bedre fordele. Og ved du, hvordan det hele sluttede? Med medarbejderen følelse af demotivering og søgning andre steder efter bedre muligheder. Moralen i denne historie er, at du aldrig skal give løfter. Lav kun meddelelser, når noget er officielt godkendt af din manager.
10. Bed medarbejderen om feedback
Da det er en tovejs-samtale, skal du bede medarbejderen om feedback på ledelsen. De kan have gyldige punkter, som du har overset. Du kan spørge, hvad du har gjort for at hjælpe deres præstationer, eller hvad de gerne vil have dig til at gøre fremover. Sørg for at gennemføre de nødvendige ændringer for at vise dine medarbejdere, at deres mening også betyder noget!
11. Afslut med en positiv note
Sørg for, at din medarbejder forlader rummet og er motiveret og produktivt. Du skal opsummere din samlede evaluering og gennemgå de punkter, du vil arbejde på for at forbedre det kommende år. I det væsentlige skal du få dem til at føle, at de kan tale med dig, når de har brug for vejledning.
Efter gennemgangen
12. Lad dem gennemgå dine noter
Efter evalueringen skal du give medarbejderen din kopi af vurderingsformularen, så de kan læse igennem dine notater og, hvis de er enige, underskrive den. Du bør opfordre dem til at lave en kopi, så de kan vende tilbage til den gennem året.
13. Giv en kopi til HR-afdelingen
Når medarbejderen har underskrevet formularen, skal du videregive denne kopi til HR-afdelingen for at gemme medarbejderens fil. Dette vil hjælpe afdelingen med at analysere dataene, og de vil se eventuelle tilbagevendende mønstre. Dette kan hjælpe med at identificere de områder, der skal forbedres, uanset om det er yderligere træning eller forskellige styringsmetoder.
14. Følg op med alle handlinger, du har diskuteret
Hvis du fastlægger en handlingsplan under mødet, skal du holde fast ved dit løfte og følge op med medarbejderen på ugentlig eller månedlig basis for at sikre, at de gør de nødvendige fremskridt. Uanset hvor sneet du er under, er det vigtigt at indstille slots i din kalender fra efter vurderingen for at sikre dig, at du holder dig til din plan. Dette viser medarbejderen, at du virkelig er interesseret i at hjælpe dem med at vokse (hvilket du burde være) og vil tilskynde dem til at gøre det bedre.
Alt i alt ønsker du, at medarbejderen skal forlade rummet og føle sig tilfreds med deres præstationer og med deres job. Og hvis du følger disse trin, skal du være på den rigtige vej - selvom du skal give en smule konstruktiv kritik.
Har du haft problemer med at gennemføre en præstationsanmeldelse før? Hvis ja, kan du deltage i samtalen herunder og fortæl os det.
