Bortset fra, at intet af dette behøver at være tilfældet. Faktisk, med den rigtige forberedelse og vejledning, er minuttagning faktisk en relativt simpel proces, og vi har produceret en hurtig og praktisk guide, der beskriver de finere punkter for at bevise det.
Så næste gang din chef sætter dig på skrivelæfter, tag en dyb indånding og ikke panik; dette er, hvordan man tager mødereferater effektivt og effektivt.
1. Gå ikke i blinde
Som med alle ting, er minutskrivning meget lettere, hvis du har forberedt dig grundigt på forhånd. At vide på forhånd, hvem der deltager i mødet, hvad dagsordenen vil være, og det detaljerede niveau, der kræves, vil hjælpe med at gøre dit job meget mere ligetil.
Så snart du er blevet overdraget, skal du tilbringe fem minutter med din chef for at få alle disse oplysninger, før du dokumenterer dem. Langt den hurtigste og mest effektive måde at gøre dette på er ved hjælp af en skabelon til mødeminutter, et praktisk værktøj, der sikrer, at du ikke spilder tid på at konstruere et format fra bunden. På denne måde, når det kommer til at notere, er alt allerede pænt organiseret og klar til at arbejde ud.
Hvis dit firma er specielt teknisk kyndigt, kan du endda uploade skabelondokumentet til skyen, så deltagerne kan tilføje deres eget navn til listen og foreslå deres egne dagsordenemner. Men din organisation kan godt lide at spille ting, en skabelon er en fleksibel og enkel måde for alle at arbejde på.
2. Ved, hvad der skal dokumenteres
I mange tilfælde - især på virksomhedsmøder på højt niveau, hvor stemmer eller forslag kan være på dagsordenen - repræsenterer de protokoller, du tager, et officielt, juridisk acceptabelt dokument. For eksempel, hvis et bestyrelse træffer en beslutning, er det - med henblik på gennemsigtighed - vigtigt, at de ikke er til stede (men med en interesseret interesse i virksomheden) ved, hvorfor en sådan beslutning blev truffet.
Omvendt, hvis det er et simpelt holdmøde, der generelt er uformel, skal du muligvis ikke være så streng med detaljer. Uanset hvad vil et typisk udkast omfatte:
- dato og tidspunkt for mødet
- en komplet liste over deltagere (samt inviterede deltagere, der ikke kunne klare det, normalt betegnet med udtrykket 'beklagelse')
- eventuelle ændringer eller rettelser til protokollen fra det forrige møde (hvis relevant)
- en liste over de forudbestemte dagsordenemner (hvis det er givet) og de handlingsmæssige skridt, der skal tages i disse emner, herunder hvem der er ansvarlig for dem
- eventuelle afstemningsresultater (inklusive tal) eller beslutninger, der er vedtaget eller afvist (igen, hvis relevant)
- enhver ny forretning eller spørgsmål rejst under mødet, som ikke var på den aftalte dagsorden
- eventuelle detaljer om det næste møde (f.eks. dato og placering).
Som nævnt i det forrige indlæg kan flere af disse kuglepunkter afsluttes inden mødets start, så prøv at gøre så meget af benarbejdet, som du kan på forhånd.
3. Tag mødereferater
At tage protokollerne er faktisk det, der skræmmer de fleste; du er nødt til at arbejde hurtigt, effektivt og med minimal forstyrrelse af selve mødet, hvilket er en administrativ evne, der kan kræve nogen tid at mestre.
Det er dog vigtigt at huske, at de notater, du tager, mens mødet er i gang, kun er et udkast; får du en chance for at rydde op i dem og få dem til at se professionelle ud senere. Derfor, hvis du skal bruge en form for kryptisk korthånd for at få alt ned - eller hvis du føler dig mere komfortabel med at notere på en bærbar computer eller tablet - så være det (bare sørg for at du kan oversætte det bagefter!)
Nedenfor er nogle af de vigtigste punkter, du skal huske.
- Forsøg ikke at udskrive samtalen ord for ord; ikke kun er dette praktisk umuligt, men det er også unødvendigt (mens protokoller er et juridisk dokument, er møder i sig selv ikke retssager). I stedet skal du blot prøve at opsummere beslutningerne og handlingspunkterne.
- Selvom du ikke ønsker at afbryde hvert femte minut, skal du vide, at det er helt okay at anmode om afklaring på visse punkter (endnu mere, hvis det er et uformelt møde).
- Hvis du virkelig kæmper, skal du medbringe en stemmeoptager eller en mobiltelefon for at optage mødet (ikke så meget med det formål at oprette en bogstavelig udskrift, men senere til afklaring). Hvis du skal gøre dette, skal du dog fortælle alle i lokalet ved starten, at sagen bliver optaget.
4. Skriv det hele op
Som nævnt ovenfor er de notater, du tager under mødet, bare for dig; skal du derefter give dem en polering, så de er klar til distribution.
Det er en god ide at gøre dette lige efter mødet, når alt stadig er frisk i dit sind. Husk, at selvom den overordnede idé er at skrive i en professionel, virksomhedsstil, er det vigtigste, at din ordlyd er klar og ikke giver plads til tvivl om, hvad der er besluttet, og hvad det resulterende handlingsforløb er.
Tjek disse praktiske tip.
- Hvor det er muligt, må du ikke bare formode, at 'bestyrelsen besluttede, at handling X skal træffes'. Forsøg også at medtage et kort afsnit, der kort forklarer, hvorfor bestyrelsen besluttede at tage denne handling. Hvis en langvarig debat gik forud for en bestemt handling eller bevægelse, så prøv at inkludere de vigtigste argumenter, der blev fremsat af begge sider.
- Sørg for, at du kun registrerer fakta - ikke din mening eller subjektive holdning til dem. Skriv klart og tydeligt uden henvisning til dine egne personlige observationer.
- Henvis ikke til personer ved navn, undtagen når du diskuterer resultatet af bevægelser eller sekunder.
- Sørg for, at du forbliver i samme spænding hele tiden (det er almindeligt, at minutter præsenteres i fortidens spænding, men det er også acceptabelt, at de skrives i nuet). Forsøg ikke at forvirre dig selv her; bare hold tingene enkle.
- Sørg for, at eventuelle yderligere eksterne dokumenter, der henvises til, om muligt vedhæftes som et tillæg (og omtales således, såsom 'kontraktaftalen (se bilag B)').
- Selvom det selvfølgelig skal sige, skal du sikre dig, at du korrekturlæser og stavekontrol det færdige produkt, før du distribuerer det til alle i afdelingen.
5. Sørg for, at alle får en kopi
Som den udpegede minutoptager slutter dine opgaver ikke der; skal du også sikre dig, at referatet er let og let tilgængeligt for dem, der kræver dem, normalt gennem din virksomheds interne intranet-system eller e-mail-kæde. Du ønsker heller ikke, at noget skal ændres senere, så sørg for, at du sætter redigeringsbegrænsninger på plads eller, endnu bedre, upload det som en PDF.
Som allerede nævnt kræver nogle gange referater fra det forrige møde ændringer i starten af det næste møde. Når disse er lavet, skal protokollen derefter arkiveres passende til fremtidig reference (normalt digitalt, men nogle virksomheder ønsker måske også at opbevare organiserede papirkopier). Selvom det muligvis ikke er dit ansvar at vedligeholde og opdatere disse filer (kontoradministratoren vil sandsynligvis håndtere dette), skal du sørge for, at du er opmærksom på, hvordan du indsender dine omgående og på den rigtige måde.
Og det er stort set alt, hvad der er dertil. Som du kan se, er minuttagning langt mindre skræmmende for et udsigter, end mange ser ud til at være; det kræver simpelthen en vis omhu og forudgående planlægning på dine vegne.
Du udvikler sandsynligvis dit eget system til hurtigt at få tingene ned, men i mellemtiden er det bestemt ikke noget, du skal bekymre dig om; bare følg disse tip, så resten kommer let.
Har du andre tip til minuttiltag? Fortæl os det i kommentarfeltet nedenfor!
