1. Kommunikation
En administrativ assistent skal være i stand til at tale og skrive meget godt, når de fremstiller billedet af et firma i deres kommunikation. Det er deres pligt at skrive og sende breve, referater og memoer, der skal blottes for stavefejl og grammatiske fejl. Kommunikation inkluderer også lytning og indbyrdes forhold til andre mennesker. I de fleste tilfælde er en administrativ assistent det første kontaktpunkt for klienter. De skal være i stand til at tale klart og præcist, men de er også nødt til at være gode lyttere.
2. Organisation
En administrativ assistents job er hurtigt. Organisation er en færdighed, der skal være en del af den daglige rutine. En assistents job er at lette belastningen og stresser, der følger med det utal af ansvar at være en udøvende. Hun holder sin direktørs kalender, arrangerer møder, konferencer og rejser. Fra møderne forbereder hun referater, rapporter, breve og andre opskrivninger. For at sikre, at dette sker, på det rigtige tidspunkt og med alle ting på plads, er organisation nøglen. Fravær af organisation kan forårsage vanskelige situationer, der kan resultere i tab.
3. Teamwork
En administrativ assistent er medlem af et team. Et hold arbejder kun med gode holdspillere, hvor resultater ses som en fælles indsats. Forhold til hendes ledere og kolleger skal etableres og et partnerskab af pålidelighed dannes. Denne form for arbejdsrelation hjælper teamet med at nå deres mål med minimale udfordringer. Administrative assistenter, der er aktive holdspillere, forbedrer deres færdigheder og går videre på deres job.
4. Tidsstyring
En administrativ assistent har så meget at gøre med meget lidt tid. En del af dette job er at få tingene til at ske, rettidigt og fuldstændigt. At prioritere ud af de opgaver, der skal udføres, er hemmeligheden bag at undgå at blive overvældet. Der er distraktioner gennem dagen, det er vigtigt at holde fokus og vide, hvornår man skal gå fra den ene opgave til den næste. Vær en punktlig arbejder for at spare tid og mindske uorden.
5. Skøn
En administrativ assistent støder på en masse information på kontoret. Fra breve, forretningsaftaler diskuteret på et møde til samtaler i hendes skud; en administrativ assistent skal holde dette fortroligt. En god assistent undgår sladder på kontoret og har integritet.
En administrativ assistent skal kunne foretage opkald med god dømmekraft. Hun vil for det meste ikke være under opsyn, og beslutninger, der træffes, skal være korrekte. Evnen til at genkende et problem og kanalisere det til den rette person for en løsning er vigtig. Behovet for at være logisk og rimelig for at kunne tage de rigtige beslutninger i spørgsmål er et plus for glat drift.
